Mailicys, protéger l’envoi de vos factures et devis

À quel moment un devis est-il engageant ?

Que ce soit côté client ou côté entreprise, il faut être vigilant lorsqu’on émet ou qu’on signe un devis. Le devis est un contrat pour les deux parties ! Découvrez les conditions qui rendent un devis engageant.

Quand demander un devis ?

À partir de n’importe quel montant, le client est en droit de demander un devis à un professionnel pour ces prestations. C’est même obligatoire pour certains types de travaux qui dépassent 150€ TTC. Les mauvaises surprises arrivent malheureusement couramment, c’est pourquoi il est essentiel de faire réaliser des devis et de s’assurer qu’ils soient bien faits. Découvrez les mentions indispensables à mettre dans un devis

Un devis peut-il être payant ?

Absolument ! Ce n’est pas courant, mais c’est possible. En effet, certains devis peuvent demander énormément de temps selon sa complexité. Si le professionnel décide de faire payer son devis, il est évidemment obligatoire de l’indiquer clairement sur le devis. Le coût du devis sera évidemment retenu sur le prix global si le client décide de travailler avec le prestataire. Il existe seulement une exception à cette règle : dans le secteur du déménagement, le devis est obligatoire et gratuit.

Quand un devis est-il engageant ?

Le fait de demander un devis n’est pas engageant pour le client. Dans un premier temps, le devis a un rôle purement informatif et se révèle très utile pour comparer les prix. Mais il peut faire office de contrat s’il est signé par le client. Une signature avec la mention « bon pour accord » signifie que le client a accepté la vente qu’il n’est plus possible de revenir en arrière. Sauf dans quelques situations, qui sont expliquées ici. Si, pour quelconque raison, le professionnel doit modifier son devis, il doit obligatoirement rédiger un avenant qui doit être accepté et signé par le client. Si le professionnel n’a pas rédigé d’avenant, le client n’est pas engagé. Du côté du professionnel, le devis est une proposition de contrat. Si le client décide de le signer, il sera dans l’obligation de réaliser sa prestation. La durée de validité d’un devis est en général de 3 mois.

Quelles clauses le professionnel peut-il ajouter au devis ?

Le professionnel est libre d’inscrire les clauses de son choix dans son devis, tant qu’elles sont légales évidemment ! Il peut donc décider des modalités de paiement, de la date de paiement, le délai de livraison, le tarif en cas de pénalités de retard… Vous l’avez compris, il ne faut pas prendre la signature d’un devis à la légère. C’est un document qui a une vraie valeur juridique. Photo by rawpixel.com on Unsplash

En savoir plus

Peut-on se rétracter après avoir signé un devis ?

Vous avez signé un devis, mais vous souhaitez vous rétracter ? Sachez qu’il existe des possibilités pour vous rétracter. Découvrez les modalités et un modèle de lettre de rétractation.

Existe-t-il un droit de rétractation ?

Un devis signé peut faire office de contrat dès lors que la mention « Bon pour accord » ou « Bon pour travaux » apparaît. A priori, il n’est donc pas possible de revenir dessus… Il existe seulement deux cas de figure où le droit de rétraction existe : - Le démarchage - Une évènement organisé par le professionnel - Le retard de livraison/exécution Si n’êtes pas dans l’une de ces situations, il est également possible de trouver un arrangement à l'amiable avec le professionnel ou de se tourner vers une juridiction compétente en cas de litiges.

Droit de rétractation et démarchage

Si vous vous êtes fait démarcher à domicile pour souscrire à un nouveau contrat d’assurance par exemple, vous avez alors droit de vous rétracter sous 14 jours, et ce dès le lendemain de la signature du devis. De plus, veillez à ce que le professionnel soit en règle. Pour que le devis soit valable, le professionnel doit remettre au consommateur un document écrit constatant de la rédaction du contrat et comportant un certain nombre de mentions obligatoires. La loi impose même au professionnel qui démarche un particulier de fournir un bordereau de rétractation.

Droit de rétraction et retard

Si le délai de livraison ou d’exécution de la mission est dépassé de plus de 7 jours, vous avez le droit de résilier le contrat constitué par la signature du devis. Cette option est valable dès lors que le professionnel indique un délai de livraison ou d’exécution. Le professionnel est ensuite tenu de rembourser l’acompte que vous lui avez versé. Notez que pour les sommes supérieures à 500 euros, le professionnel doit indiquer la date limite à laquelle il s'engage à livrer le bien ou à exécuter la prestation.

Lettre de rétractation suite à devis signé

Si vous souhaitez vous rétracter suite à un devis signé lors d’un démarchage, vous devez envoyer une lettre de rétractation par recommandé avec AR. N’oubliez pas de joindre la copie du devis et conserver une copie de la lettre (lettre + pièces jointes) et l'accusé de réception.

Téléchargez un modèle de lettre de rétraction pour un devis

[sociallocker id="556"] Pour télécharger un modèle de lettre de rétractation en cas de retard de livraison ou exécution, cliquez ici. [/sociallocker] [sociallocker id="560"]Pour télécharger un modèle de lettre de rétractation en cas de démarchage, cliquez ici. [/sociallocker]   Crédit photo

En savoir plus

Quelle est la valeur légale d’un devis ?

Un devis peut avoir un rôle purement informatif, mais il peut également être engageant. Sous certaines conditions. Quand un devis est-il obligatoire ? Quand est-il engageant ? Et que doit-il mentionner ?

Les obligations concernant les devis

En effet, avant tout achat (produit ou prestation de service) le consommateur doit être en mesure de connaître le prix afin de pouvoir comparer. Souvent, les prix sont affichés, mais parfois, en fonction du type de prestation, le devis est nécessaire. Depuis la loi Hamon du 17 mars 2014 relative à la consommation, pour toutes les prestations de service, le professionnel doit fournir un devis suffisamment détaillé à la demande du consommateur lorsque le prix ne peut pas être déterminé à l’avance. → Pour télécharger gratuitement un modèle de devis, cliquez ici. Les professionnels doivent obligatoirement réaliser un devis détaillé si le montant est supérieur à 150 euros pour les travaux suivants :

• Les opérations de raccordement, d'installation, d'entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers ;
• Les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatique (à l'exception des opérations effectuées dans le cadre de contrats relatifs à l'exploitation de chauffage-climatisation), ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols en tous matériaux, installation électrique ;
• Les opérations de remplacement ou d'adjonction de pièces, d'éléments ou d'appareils, consécutives aux prestations précitées.

Le devis ainsi établi devra comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l'exécution des travaux ». Il devra également être daté et signé de la main du consommateur.

Mentions à inclure dans un devis 

• la date du devis ;
• le nom et l'adresse de la société ;
• le nom du client ;
• la date de début et la durée estimée des travaux ;
• le décompte détaillé de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• le prix de la main d'oeuvre ;
• les frais de déplacement ;
• la somme globale à payer HT et TTC.

Dans certains cas, il est essentiel de noter la durée de validité de l’offre et le caractère gratuit ou payant du devis. En effet, un prestataire peut choisir de faire payer un devis, auquel cas il doit le mentionner. Toutefois, si le client signe avec ce prestataire, le prix du devis est souvent déduit du prix global de la prestation.

À partir de quand le devis est-il engageant ?

Pour commencer, le devis est engageant pour le professionnel, car il est vu comme une offre de contrat. Il engage donc le prestataire en termes d’étendue des travaux, de coût et de délais. Du côté du client, le devis est engageant lorsqu’il a été signé avec la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux » par exemple. Lorsque vous signez un devis, vous ne pourrez pas contester les tarifs pratiqués par le professionnel. Comparez avant de signer un devis, car rien n’oblige le professionnel à ne pas multiplier ses prix par 2. Pour des travaux par exemple, une simple signature des parties sur le devis fait office de contrat ou bon de commande. À condition qu’il comporte toutes les mentions nécessaires. Pour un devis signé, il n'existe pas de délai de rétractation sauf pour un devis proposé à domicile dans le cadre d’un démarchage. Il existe alors un délai de réflexion de 14 jours. Dès le lendemain de la signature du devis, vous pouvez alors envoyer une lettre de rétractation. L’acompte est également vu comme un engagement. Il permet d’accepter de façon ferme et définitive le contrat. Si l’une ou l’autre des parties souhaite revenir en arrière, il y aura alors des dommages et intérêts à l'autre partie. Si vous avez versé des arrhes, vous pouvez revenir sur votre décision sans pour autant récupérer les sommes versées qui ont servi à dédommager le professionnel. Avant de vous engager dans un devis par la signature ou par le versement d’un acompte, veillez à vérifier toutes les lignes du devis. Vous éviterez les mauvaises surprises ! Prenez également le temps de comparer les prix afin de trouver le juste équilibre rapport qualité/prix. Photo / Source

En savoir plus

Quand faire appel à un huissier de justice ?

On n’y pense pas toujours lorsqu’on crée une entreprise, mais l’huissier de justice peut jouer un rôle déterminant. Découvrez les différents champs d’action des huissiers de justice et en quoi ils peuvent être utiles pour votre entreprise.

Le rôle d’un huissier de justice

L’huissier de justice est un officier ministériel qui est chargé de signifier des actes judiciaires ou extrajudiciaires ainsi que forcer l’exécution des jugements et des actes notariés. De plus, le métier d’huissier de justice est souvent mal perçu par la majorité des personnes. Ce métier bénéficie donc d’une protection spécifique. Elle prend la forme de sanctions pénales, qui peuvent être la conséquence de deux types d’infractions : la rébellion et l’outrage.

Quand faire appel à un huissier de justice ?

1. En cas d’impayés

C’est une des choses les plus redoutées par les professionnels : les impayés. Ces derniers peuvent mettre sérieusement une entreprise en difficultés s’ils ne sont pas réglés rapidement. En effet, la trésorerie d’une entreprise n’est pas inépuisable et les longs mois de relance ne suffisent pas toujours. Le rôle de l’huissier de justice dans ces situations est d’intervenir afin que le prestataire obtienne ses créances. Deux solutions s’offrent à l’huissier de justice : L'intervention amiable Afin d’éviter aux deux parties une procédure judiciaire, l’huissier de justice peut se servir de son statut de professionnel du droit afin de régler le litige à l’amiable et trouver un arrangement. L’huissier jouera un rôle de conciliateur et pourra établir un échéancier accepté d'un commun accord entre le débiteur et le créancier. Cette procédure évitera évidemment des frais de justice, mais les honoraires de l’huissier de justice restent à votre charge. La saisie Seulement après la décision d’un tribunal, l'huissier de justice a pour rôle de rendre le paiement des créances exécutoire. Pour cela, il pratiquera donc une saisie sur les biens meubles, les comptes bancaires, les parts sociales, les immeubles, etc. du débiteur.

2. Pour faire établir un constat

Le constat est « une preuve incontestée auprès des autorités, des tribunaux ou des compagnies d'assurances, qui représente la photographie juridique objective d'une situation litigieuse à un moment précis ». Deux cas de figure sont possibles pour réaliser un constat.

• Soit l'huissier de justice se déplace à domicile, sur la voie publique ou à tout autre endroit pour établir un constat. Il effectue également des captures d’écran sur les sites internet accessibles par tous (en cas de plagiat par exemple).
• Soit l’huissier réalise un constat à partir d’un document web. En effet, il est désormais possible de déposer des documents (factures, idée d’entreprise, paroles de chansons, mélodie, etc.) dans un espace de stockage dédié en ligne et faire de réaliser un constat par un huissier de justice si besoin.

Le rôle de l’huissier de justice peut également être plus large que ces deux cas de figure courants. Il peut par exemple :

• Conseiller les personnes dans la rédaction de contrats,
• Faire des sommations interpellatives (avant tout procès).
• Accomplir des actes d'informations ou d'avertissements obligatoires prévus par la loi pour lesquels un courrier ordinaire avec avis de réception pourrait suffire.
• Apposer des scellés ou faire des inventaires, suite au décès d'une personne.
• Notifier les ruptures de Pacs

L’huissier de justice a un champ d’action relativement large. Certes, ses actions ont un coût, mais elles sont parfois le seul recours pour avoir gain de cause et ainsi recouvrer ses créances ou faire valoir son droit d’auteur. Crédit photo

En savoir plus

Impayés : quel rôle pour l’huissier de justice ?

Après avoir essayé pendant de nombreux mois d’obtenir le règlement de votre prestation… Le recours à un huissier de justice est parfois indispensable lorsque vous faites face à des impayés. Mais quel est son rôle dans la gestion des impayés ?

Pourquoi avoir recours à un huissier de justice pour procéder au recouvrement de vos factures impayées ?

Après avoir relancé votre client maintes et maintes fois et envoyé une lettre de mise en demeure… Vous ne savez plus quoi faire pour obtenir vos créances ? L’huissier de justice peut être votre prochain recours. En effet, il possède plusieurs cordes à son arc pour le recouvrement de vos impayés. Un client ne m’a pas réglé ma facture, que faire ?

Quel est le champ d’intervention d’un huissier de justice ?

Avant tout, l’huissier de Justice intervient, quel que soit le document justificatif de l'impayé : facture, chèque, lettre de change, reconnaissance de dette...

1. Une action amiable, avant recours à toute procédure

Avant d’avoir recours à une procédure juridique, vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour tenir le rôle de conciliateur afin d’obtenir un plan de remboursement qui sera validé par les deux parties. Le but de cette manœuvre est d’éviter des frais de procédure et l’attente.

2. Une action conservatoire

L'Huissier de Justice peut prendre les garanties nécessaires (hypothèques, nantissements, saisies à titre conservatoire). Ces mesures donnent souvent lieu à une médiation pour obtenir le paiement des créances.

3. Une action judiciaire

Vous pouvez également opter pour une action judiciaire et pour obtenir le recouvrement de vos créances. Le tribunal compétent pourra rendre une ordonnance d’injonction de payer, puis, sans contestation de la part du client, la rendre exécutoire. C’est à ce moment que le rôle de l’huissier de justice prend tout son sens. En effet, il est le seul habilité à signifier et exécuter les décisions rendues par les Cours et Tribunaux. Sa mission est également de mettre en œuvre les procédures légales qui vous permettront de percevoir des intérêts de retard en plus de vos créances. Chaque année, les impayés représentent un réel manque à gagner pour les entreprises qui y font face. Parfois les sommes sont pharaoniques et vulnérabilisent l’entreprise en mettant en danger sa trésorerie. De plus, ne tardez pas pour vous occuper de vos impayés. Il y a un délai de prescription qui varie selon l’activité entre un 1 an et 10 ans. Crédit photo

En savoir plus

Téléchargez gratuitement un modèle de facture

Vos devis portent leurs fruits, des clients sont prêts à vous faire confiance. Il faut donc éditer les factures. Vous trouverez dans cet article un modèle de facture en téléchargement gratuit.

À quoi sert la facture ?

Ce document écrit prouve un achat ou une vente. La facture atteste de la créance d'un créancier envers un débiteur, autrement dit de la dette d'un client envers un fournisseur. Lorsqu’il y a échange d’un service ou d’un produit entre un fournisseur et un client, la facturation est indispensable.

Quelques conseils pour remplir vos factures

En France, la législation impose l’émission d’une facture à chaque vente. Cette facture doit être donnée au client et aussi conservée dans votre comptabilité. Cette facture doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires. Si l’entreprise ne respecte pas ces obligations, en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, elle s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant. Parmi ces obligations, on peut citer : – Nom et adresse du siège social du vendeur et du client – Forme juridique du vendeur et montant de son capital social (si nécessaire) – Numéro Siret, numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, numéro au Répertoire des métiers pour un artisan, si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique et du montant du capital social – Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation – Numéro de la facture

Modèle de facture en téléchargement gratuit

[sociallocker id="474"]Pour télécharger le document modifiable : cliquez ici.[/sociallocker]

Crédit photo

En savoir plus

Téléchargez gratuitement un modèle de devis

Lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat, il est important de se créer une base concrète de documents utiles tels qu’un modèle de facture et un modèle de devis. Vous trouverez dans cet article un modèle de devis en téléchargement gratuit.

À quoi sert le devis ?

Le devis est un document écrit par lequel un fournisseur ou un prestataire de service propose un tarif pour ses biens ou ses prestations. Les devis sont souvent demandés afin de pouvoir comparer les prix et les prestations entre différentes entreprises.

Quelques conseils pour remplir vos devis

Dans cet exemple de devis Excel, tous les champs sont personnalisables : logo, en-tête, partie détail, pied de page, etc. Ainsi que toutes les mentions obligatoires : n° de devis, date émission, durée de validité, raison sociale de l'entreprise, adresse postale, n° Siret, nom et coordonnées du client, description des prestations, quantité, prix unitaire, montant total. Vous pouvez aussi ajouter des champs qui vous semblent indispensables tels que vos coordonnées bancaires, la date de début de la prestation, la durée, les conditions de règlement, le mode de paiement, taux de pénalité, etc. Le devis, signé, permettra de vous couvrir en cas de litiges donc insérez toutes les informations qui vous semblent importantes. Ce modèle vous servira de base pour tous vos devis professionnels. Vous pouvez bien entendu remodeler ce devis à vos goûts et en fonction de votre domaine d’activité. Le but étant d’avoir une bonne base pour n’avoir qu’à modifier les champs. Les devis sont gratuits dans la plupart des cas, vous ne devez donc pas passer des heures à designer ces derniers. Ils doivent être lisibles, compréhensibles et que toutes les mentions légales apparaissent. Ce modèle gratuit de devis professionnel ne manquera pas de séduire vos clients ou prospects. Vous pourrez l’utiliser à votre guise. N’oubliez pas de transformer votre devis Excel en PDF une fois que vous l’avez terminé. Afin d’éviter tous litiges, vous devez envoyer des documents qui ne peuvent pas être modifiables. Avant d’envoyer votre devis à un client, il est essentiel de vérifier tous les champs afin qu’aucune erreur ne se soit glissée dans le document. De plus, avant d’engager des frais ou du temps pour la réalisation de la prestation convenue sur le devis, attendez la signature de votre client ! Cette dernière garantira une validation du devis et donc du paiement. Vous pouvez joindre un RIB à votre devis ou facture afin que la transaction se fasse plus simplement.

Modèle de devis en téléchargement gratuit

[sociallocker id="441"]Pour télécharger le document modifiable : cliquez ici.[/sociallocker] Crédit photo 

En savoir plus

Quelles sont les obligations et les éléments indispensables à mettre dans un devis ? 

Le devis est un document essentiel avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de service. Il permet par exemple aux deux parties de s’entendre sur un tarif, le délai de livraison ou d’exécution afin d’éviter les mauvaises surprises. Il y a donc quelques règles à respecter lors de son élaboration.

Les obligations sur un devis

Dans certains secteurs d’activités, le simple affichage des prix ne suffit pas et le devis est essentiel. Le devis, remis au client, doit comporter le prix, les caractéristiques essentielles, la date ou le délai de livraison ou d'exécution. Le devis est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de prestation sur mesure ou des prestations personnalisées. Il permet de sécuriser la transaction entre les deux parties afin de ne pas engager de frais sans avoir de garanties. Il est recommandé de signer un contrat écrit (devis, contrat, bon de commande...) avant toute exécution de commande et engagement de frais, afin de s'assurer d'être payé. Un contrat doit obligatoirement être rédigé avant l’achat dès que l’engagement des parties dépasse 1500€. Le devis est généralement gratuit et s’il est payant, le professionnel doit le signaler. Et si le devis est obligatoire, il est totalement gratuit. Il devient engageant pour le client qu'à partir du moment où il renvoie le devis signé avec la mention « bon pour accord ».

Quelles mentions doivent apparaître sur un devis ?

• date du devis et durée de validité de l'offre ;
• nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
• statut et forme juridique de l'entreprise ;
• pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
• pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation) ;
• numéro individuel d'identification à la TVA,
• nom et adresse du client ;
• date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
• décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
• frais de déplacement, éventuellement ;
• modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
• modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
• somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

Si le prix exact ne peut pas être donné à l’avance, le prestataire doit indiquer le mode de calcul qui permettra de vérifier le prix. Pour les auto-entrepreneurs qui ne sont pas soumis à la TVA, le prix HT est suffisant accompagné de la mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Crédit photo

En savoir plus

Comment procéder au recouvrement des factures impayées et quel est le tribunal compétent ?

Les factures impayées, malheureusement, ça arrive ! Que vous travailliez entre professionnels ou avec des particuliers, rien ne vous prémunit face à ce problème. Il est donc important de connaître la marche à suivre en cas de litige et à quel tribunal s’adresser. Toutes les réponses dans cet article.

Que faire en cas de litiges ?

Après moult relances, votre client est hors délai pour régler votre facture et ne semble pas prêt à la faire rapidement. Vous optez donc pour la mise en demeure afin de procéder au recouvrement de votre créance. Un client ne m’a pas réglé ma facture : que faire ? Contrairement à une relance, la lettre de mise en demeure mène à des actions juridiques. Cependant, vous devez vous assurer que cette dernière comporte toutes les mentions obligatoires nécessaires si vous vous présentez devant un juge. Vous pourrez intenter une action en justice seulement après avoir envoyé votre lettre de mise en demeure. C’est seulement après l’envoi de la lettre de mise en demeure qu’il vous sera possible d’engager une procédure judiciaire pour que votre client paie vos factures. Il existe deux types de recouvrement :

• le recouvrement à l’amiable : il incite simplement votre client à vous payer
• le recouvrement judiciaire vous permettra de forcer votre client à s'exécuter.

Les procédures de recouvrement judiciaire

Il existe trois procédures de recouvrement judiciaire : L’injonction de payer : c’est une des procédures les plus courantes, car elle est peu onéreuse et surtout elle peut se faire sans la présence du débiteur, car il ne sera pas convoqué au tribunal. Ce recours oblige le débiteur à payer sa dette. Une fois que le juge rend une décision favorable à l’ordonnance d’injonction de payer, il sera alors possible de saisir un huissier de justice. Cette procédure n’est pas utilisée pour les litiges importants. Le référé provision : tout comme l’injonction de payer, cette procédure est peu onéreuse et rapide. Elle permet de recevoir rapidement une partie des sommes réclamées en faisant saisir les biens du débiteur par un huissier et se payer avec la vente de ces derniers. Cette démarche peut se faire seulement lorsque l’ordonnance de référé provision est rendue et que le débiteur n’honore pas sa dette. De plus, cette procédure n’est valable que lorsque votre créance ne peut pas être contestable, il faut pouvoir justifier de cette somme. L’assignation en paiement :  Cette procédure de droit commun est plus coûteuse et plus longue que les deux procédures précédentes. L’assignation en paiement conduit à un procès classique. Cette procédure peut faire suite à une procédure d’injonction de payer ou à un référé provision. Elle est généralement utilisée lorsque les deux autres procédures ne s’appliquent pas. Elle est vue comme un dernier recours et pour les entreprises qui ont le budget nécessaire pour aller en justice.

Quel est le tribunal compétent en cas de non-paiement d’une facture ?

Si le débiteur est un particulier, ce sont les Tribunaux d’Instance (en dessous de 10 000€) et de Grande Instance (au dessus de 10 000€) qui seront compétents. Pour les Tribunaux d'Instance, la requête est à effectuer sur le formulaire cerfa n°12948*03 « Demande en injonction de payer au président du tribunal d'instance ». Pour les Tribunaux de Grande Instance, la demande s'effectue en ligne via le formulaire cerfa n°14896*02 "Demande en injonction de payer au président du tribunal de grande instance". Pour trouver le tribunal d'instance compétent, rendez-vous sur www.annuaires.justice.gouv.fr. Le tribunal compétent est toujours celui du domicile du client. Si toutefois le débiteur est un professionnel, c'est le tribunal de commerce (du siège social du débiteur) qui sera compétent. La requête est à effectuer en ligne ou sur le formulaire cerfa n°12946*01 "Demande en injonction de payer au président du tribunal de commerce". Vous avez désormais toutes les clés en main pour régler vos problèmes de facture impayée. L’idéal étant de passer par la voie diplomatique pour régler les litiges entre professionnels et avec des particuliers. Mais lorsqu’il n’y a plus d’issues, les procédures judiciaires sont nécessaires. Crédit photo

En savoir plus

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

En France, la législation impose l’émission d’une facture à chaque vente. Cette facture doit être donnée au client et aussi conservée dans votre comptabilité. Cette facture doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires. Si l’entreprise ne respecte pas ces obligations, en plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu'à 75 000 €, elle s'expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Toutes les factures émises doivent répondre à ces obligations. Certaines peuvent varier en fonction du statut de l’entreprise émettrice.

- Nom et adresse du siège social du vendeur et du client - Forme juridique du vendeur et montant de son capital social (si nécessaire) - Numéro Siret, numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation), si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social - Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation - Numéro de la facture - Numéro d'identification à la TVA du vendeur (si nécessaire) - Lieu de facturation - Description précise des marchandises ou des prestations réalisées. Pour chaque produit ou service vendu, quantité, dénomination, prix unitaire HT et le taux de TVA applicable

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture adressée à un professionnel ?

Les factures entre deux entreprises doivent comporter des mentions supplémentaires.

- Taux des pénalités de retard exigibles en cas de retard de paiement - Montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement - Montant de TVA à payer et total de la TVA correspondante, par taux d’imposition - Date à laquelle le règlement doit intervenir

Infographie les mentions obligatoires sur une facture

Photo 

En savoir plus

Comment éviter les faux prétextes et se protéger contre des retards de paiements ?

Selon la société de data économiques et financières Altares, les retards de paiement ont reculé en 2016. En effet, la moyenne des retards de paiement est de 12 jours, les grands retards supérieurs à 30 jours sont de moins en moins fréquents. Seulement 6,6% des entreprises décalent leurs règlements au-delà d’un mois après la date d’échéance initialement prévue. Cette amélioration est donc très encourageante en termes de pérennité des entreprises. Malheureusement, les faux prétextes et les retards de paiements sont encore courants, comment les éviter et s'en protéger ?

Quelques chiffres de l'Observatoire des délais de paiement

Dans le secteur privé comme dans le public, les grandes structures sont plus susceptibles d'être en retard de paiement. Dans le secteur privé, les comportements de paiement des entrepreneurs individuels s'améliorent doucement. Les sociétés commerciales s’inscrivent également en progrès, notamment les plus grandes, mais le retard moyen de ces dernières reste au-dessus de 14 jours soit au-delà de la moyenne globale à 11,6 jours. Bien que le comportement de l'État s’améliore sensiblement (un jour de retard en moins sur l’été 2016) mais demeure malgré tout au-delà de 15 jours. Concernant les collectivités territoriales, les retards de paiement varient selon qu’il s’agit d’une petite collectivité (7,1 jours) ou d’une grande (13,4 jours). Le même constat est fait pour les établissements publics administratifs dont les plus petits présentent un retard moyen inférieur à 8 jours tandis que les grands se situent proches de 14 jours. L’effet taille est donc significatif pour les acteurs publics. Rapport annuel complet de l'Observatoire des délais de paiement

Éviter les faux prétextes pour les retards de paiements

Certaines entreprises utilisent toutes sortes de subterfuges pour retarder le paiement de leurs factures. En voici quelques-uns :

1. Décaler les factures

Il existe plusieurs types de reports :

• Soit le client vous demande de reporter automatiquement les factures émises en fin de mois sur le mois suivant
• Soit le client prend en compte la date de livraison plutôt que la date de facturation pour calculer son délai maximum de règlement
• Soit le client demande la mise en place de stocks en consignation, modifiant dès lors à son avantage la date de règlement des sommes dues. Le client paiera donc à la date de son retrait et non à la date de livraison.

2. Tirer profit de la Loi de la Modernisation des Entreprises

La loi du 4 août 2008 de modernisation de l’économie (LME) fixe le plafond des délais de paiement à 60 jours. La plupart des clients régleront leur facture dès réception de la marchandise ou prestation mais d'autre préférons utiliser ce délai pour vous payer dans un délai de 60 jours.

3. Des procédures internes interminables

Les procédures internes sont également un bon moyen de gagner du temps lorsque les clients ne souhaitent pas régler leur facture. Entre la vérification des pièces administratives reçues, la constatation du travail effectué ou encore les procédures comptables complexes imposées par le client, il n'est pas simple de se dépêtrer de tous ces faux prétextes.

4. Ruser avec des filiales étrangères

Les lois varient d'un pays à l'autre. Certaines entreprises imposent donc parfois l’application d’un droit étranger en effectuant leur commande depuis une filiale étrangère. De cette manière, ils contournent la législation en vigueur dans le pays du fournisseur. Il est important de préciser que le recours à une centrale d’achat à l’étranger dans le seul but de contourner la LME est illégal. Il faut donc se méfier des certaines entreprises qui profitent souvent de leur taille pour faire pression sur les petits fournisseurs. Le site du gouvernement a mis en ligne un guide pour la qualité des relations contractuelles clients-fournisseurs, et certaines de ces pratiques sont réprimées par la réglementation :

• le non-respect des délais de paiement fixés par la LME. Ainsi, bien que non conforme à l’esprit de la loi, la pratique des paiements à 60 jours fin de mois, voire 90 jours perdure bien souvent ;
• le décalage des émissions de factures et des bons de commande, par rapport à la date réelle de livraison ou d’enlèvement ;
• le contournement de la loi française par des commandes passées de l’étranger, alors que la livraison est en France;
• la mise en place des stocks de consignation dans le but de contourner la loi, le point de départ du délai de paiement n’étant pas la date de livraison par le sous-traitant dans l’entrepôt, mais celle à laquelle le donneur d’ordre vient prendre les objets ;
• la pratique de taux d’escompte excessif en contrepartie du respect des délais de paiement ;
• l’application d’une retenue déraisonnable pour litige ;
• le défaut d’information du fournisseur en cas de litige et retard volontaire dans le traitement d’un litige.

Comment se protéger contre les impayés ?

Deux solutions s'offrent à vous si vous souhaitez vous protéger contre les impayés.

• Vous pouvez mettre en copie de vos emails (lors de l'envoi de facture) le service Mailicys qui vous permettra de stocker vos emails dans un cloud afin de demander un constat par un huissier de justice en cas de factures impayées. Le tarif de ce service est de 1,50€ à 3,50€ par envoi d'email et 150€ lors d'une demande de constat par huissier de justice.
• Vous pouvez aussi opter pour une assurance crédit client qui occupera plusieurs rôles notamment au niveau de la prévention, la surveillance et le recouvrement à hauteur de 90%. Ces assurances coûtent en moyenne entre 1 200 € et 3 600 € à l'année.

En savoir plus

Un client ne m’a pas réglé ma facture, que faire ?

Entre les retards de paiement, le service comptable absent et les factures qui s’égarent, vous perdez un temps fou à relancer les mauvais payeurs. Beaucoup de professionnels ne savent pourtant pas quels sont les recours dans ces situations et surtout comment les éviter.

Quand doit-on s’inquiéter d’un retard de paiement ?

Il est important de connaître les modalités et habitudes de paiement de chacun de vos clients. Vous pouvez donc vous renseigner sur l'avancement d'un paiement auprès du service concerné ou directement auprès de la personne avec qui vous avez échangé. Vous pouvez aussi identifier tous les maillons de la chaîne : qui passe commande ? Qui valide le paiement ? Qui l’exécute ? Le but étant de ne pas rester bloquer avec un interlocuteur qui n’aura pas la réponse à votre question. Lorsque le client ne donne plus nouvelles et ne prend plus la peine de répondre à vos sollicitations, alors il est temps de s’inquiéter et de penser aux procédures qui s’offre à vous. Notez par exemple que les grands comptes ont des délais plus longs que la plupart des entreprises pour le traitement des factures.

Se protéger contre les factures impayées

Avant de penser aux recours possibles, il faut évidemment se protéger en encadrant vos factures et vos conditions générales de ventes. Pour commencer, assurez-vous d’avoir indiqué une date limite de paiement (celle-ci peut différer de la date de livraison de votre produit selon votre secteur d’activité). Cette date est obligatoire sur les factures et dans vos conditions générales de vente. Le Code de Commerce précise que le délai de règlement client est fixé au 30e jour après la date de réception du produit ou d’exécution de la prestation. Cependant, le délai peut être réduit ou rallongé (dans la limite de 45 jours fin de mois ou 60 à compter de la réception de la facture), si les deux parties sont d’accord. Cela devra évidemment figurer sur la facture. Des pénalités de retard peuvent également s’appliquer. Le taux légal de ces pénalités est fixé par la Banque Centrale européenne (un taux plafond et un taux plancher sont à respecter) et elles sont applicables dès le jour suivant la date d’échéance de la facture. De plus, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’une valeur de 40 euros peut être réclamée par le créancier, en plus des pénalités de retard (Article L441-6 du Code de commerce). Le fait d’encadrer au maximum vos factures et vos CGV vous évitera de nombreuses mésaventures. En cas de transaction entre professionnels, vous devez impérativement indiquer le taux des pénalités de retard sur la facture ou dans les conditions générales de vente, sinon vous serez passible d’une amende pouvant atteindre 75000€.

Vous avez aussi la possibilité de protéger toutes vos communications électroniques donc l’envoi de devis et factures en mettant en copie de vos emails le service Mailicys. Il permet aux professionnels d’archiver des mails dans un espace de stockage personnel et sécurisé afin de prouver l’envoi de l’email et l’exactitude des informations fournies grâce au constat incontestable d’un huissier de justice. Cette solution vous évitera de longues procédures. 

Les recours en cas de factures impayées

Comme expliqué dans la partie précédente, vous êtes en droit de facturer des pénalités de retard dès que le client ne répond plus à vos appels et à vos emails. Vous devez donc lui adresser une facture des pénalités de retard comme mentionnées sur votre facture et/ou CGV. Si vous souhaitez donner une dernière chance à votre client, adressez-lui un courrier de mise en demeure par recommandé avec accusé de réception (afin d’éviter toute contestation) en indiquant votre volonté de saisir le tribunal en cas de non-paiement de la facture et des pénalités de retard sous le délai imparti. Cette lettre n’est pas obligatoire, mais elle vous servira en cas de saisie d’un juge. Le dernier recours pour obliger un client à vous payer c’est la justice ! La loi propose une procédure simplifiée qui consiste à remplir un formulaire dédié à cet effet (CERFA 12 948). Ensuite, le tribunal pourra rendre une ordonnance d’injonction de payer, puis, sans contestation de la part de votre client, la rendre exécutoire. Des huissiers de justice procéderont ensuite à la saisie de votre client. Si vous allez jusqu’à ce recours, veillez à la validité de vos factures et CVG ainsi que vos procédures de relance, car le tribunal vérifiera l’exactitude de chacune d’entre elles. Le client peut évidemment contester son injonction de paiement et les deux parties seront invitées à comparaître devant le juge. Il est donc essentiel de mettre en place de vraies procédures quant à l’envoi de vos factures et vos CGV en veillant scrupuleusement aux informations qui se trouvent sur ces dernières. Le constat de vos échanges par emails semble aussi une bonne solution lorsque vous avez affaire à plusieurs clients mauvais payeurs… En effet, les procédures de relances et les recours prennent du temps et de l’énergie. Photo

En savoir plus